VG Neumarkt-Sankt Veit vertraut auf Speicherwürfel von FAST LTA für zuverlässige und stabile Langzeitarchivierung

Der Arbeitsplatz von Lothar Witte gehört sicher zu den schönsten in Neumarkt. Zusammen mit seinen Kollegen von der Verwaltungsgemeinschaft (VG) Neumarkt-Sankt Veit arbeitet der Geschäftsleiter in einem gut 800 Jahre alten Schloss, das seit zehn Jahren als Rathaus dient. Unmittelbar neben dem Stadtplatz werden die Verwaltungsaufgaben für die 7.400 Einwohner der Mitgliedsgemeinden der Stadt Neumarkt und Gemeinde Egglkofen wahrgenommen. Mag der Arbeitsplatz der VG auch traditionell sein, die Arbeitsweise ist es nicht. Bereits seit 2008 arbeitet die Verwaltung mit einem digitalen Rathaus-Informations-System samt Dokumentenmanagement. „Ursprünglich wollten wir lediglich die Vorbereitung der Ratssitzungen strukturieren und damit erleichtern“, erläutert Witte. „Es ging nicht nur um die Archivierung der Protokolle, sondern auch um die Verwaltung und Verfolgung der Beschlussvorlagen. Schließlich will eine moderne Kommunalverwaltung den Gremiumsmitgliedern alle Informationen online zur Verfügung stellen.“

Belegrecherche aus der Buchhaltung heraus

Der Auswahlprozess verlief klassisch: eine Arbeitsgruppe begutachtete verschiedene Systeme am Markt und prüfte, welches die vorher definierten Anforderungen am besten abdeckte. So musste das Managementsystem eine funktionierende Schnittstelle zum vorhandenen Programm der Buchhaltung haben. „Im laufenden Betrieb werden wir immer wieder bestätigt, dass genau das für uns eine sehr hohe Priorität hatte. Es ist äußerst wichtig, direkt aus der Buchhaltung heraus, ohne den Umweg über ein anderes Programm, in die Belegrecherche gehen zu können“, stellt Witte fest.

Die Entscheidung fiel schließlich auf komuna.RIS, ein modulares Rathaus-Informations-System (RIS) mit den Komponenten Dokumentenmanagement/Vorgangsbearbeitung, Archivierung und Sitzungsdienst. „Die Benutzeroberfläche ist so übersichtlich gestaltet, dass alle Mitarbeiter ohne großen Schulungsaufwand damit arbeiten können. Entscheidend war aber auch die Integration in die anderen Verfahren im Hause“, erläutert der Geschäftsleiter die Auswahl. Das ermöglichte dann auch zeitnah die Anbindung der Kassen an das RIS, zuerst lediglich für die Beauskunftung und die Archivierung. 2011 schließlich hat die VG auch das Steueramt angebunden.

Schnell und ohne Aufwand

Heute ist das Dokumentenmanagement in den einzelnen Ämtern der Verwaltungsgemeinschaft vernetzt. „Dadurch sind unter anderem die Abläufe in der Buchhaltung deutlich rationeller geworden, ebenso die Auskunftsmöglichkeit für Mitarbeiter und Bürger“, weiß Witte. Als Beispiel nennt er das Bauamt. „Wenn sich dort ein Unternehmen nach dem Status einer Rechnung erkundigt, können wir heute mit viel weniger Aufwand und zudem viel schneller antworten – nämlich nach wenigen Mausklicks unmittelbar im Telefonat. Der Sachbearbeiter muss nicht erst den Beleg in der Kasse suchen, sondern er kann ihn sich über eine Volltextrecherche im System gleich am Monitor anzeigen lassen.“

Schnell und ohne Aufwand arbeitet die VG Neumarkt-Sankt Veit mit komuna.RIS. Jährlich fallen so insgesamt rund 25.000 digitale Dokumente an, etwa Ein- und Auszahlungsbelege von der Kasse sowie komplette Steuerakten inklusive Steuerbescheide aus dem Steueramt. Ebenfalls berücksichtigt sind die Unterlagen zu den Verbrauchsgebühren für Wasser und Kanal. Alle Daten müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, mache länger.

Eine digitale Verwaltung der Daten erfordert auch eine leistungsstarke und effiziente Archivlösung. Nach der suchte die VG Neumarkt-Sankt Veit bereits seit längerem. „Optische WORM-Lösungen schieden dabei als Alternative aus, da wir von anderen Anwendern zunehmend negative Rückmeldungen bekommen haben. Sie funktionierten dort nur eingeschränkt, was aber noch einen erheblichen Aufwand voraussetzte. Uns erschien daher eine auf Festplatten basierte Lösung als bessere Variante“, beschreibt Witte die Entwicklungen, die im Mai 2011 schließlich zur Einführung des Silent Cubes von FAST LTA geführt haben.

Datensicherheit vom BKPV bestätigt

„Das ist genau die Lösung, auf die ich gewartet habe. Es handelt sich um ein geschlossenes System, das von der Betreuung und Wartung her völlig unproblematisch ist“, zeigt sich der Geschäftsleiter zufrieden. Der Impuls zur Anschaffung ging vom RIS-Anbieter komuna aus, der seinen Kunden die Silent Cubes als Lösung zur Langzeitarchivierung anbietet. Wichtig ist beiden – Anbieter und Anwender – stets die Datensicherheit. Und die hat sich die VG Neumarkt-Sankt Veit direkt vom Bayrischen Kommunalen Prüfungsverband (BKPV) bestätigen lassen. „Während einer turnusmäßigen Prüfung haben wir die Speicherwürfel eingeführt. So konnten speziell ausgebildete Mitarbeiter sie eingehend unter die Lupe nehmen. Fazit: Die Silent Cubes entsprechen den hohen Anforderungen an die Revisionssicherheit von Daten in der kommunalen Verwaltung“, so Witte.

Damit werden alle Dokumente, die seit Beginn 2011 angefallen sind, sicher archiviert. Nachdem in der Buchhaltung die Zahlung erfolgt ist, werden alle Belege gescannt und gespeichert. „Uns erscheint es praktikabler erst zu digitalisieren, nachdem der Vorgang abgeschlossen ist, nicht bereits beim Posteingang. Gerade bei Baurechnungen, die mehrere Seiten umfassen, ist es für den Sachbearbeiter einfacher, mit Papier als am Bildschirm zu arbeiten, um beispielsweise seine Anmerkungen vorzunehmen“, erläutert der Geschäftsleiter den Ablauf. Die VG Neumarkt-Sankt Veit setzt einen Silent Cube ein, zusätzlich werden die Belege auf einem normalen Server in der Datenbank gesichert.

Bisher archiviert die Verwaltungsgemeinschaft nur Unterlagen der Buchhaltung, des Steueramtes und Verbrauchsgebühren Langzeit. Sitzungsunterlagen gelangen mangels Schnittstelle noch nicht in den Silent Cube. „Sobald komuna diese realisiert hat, setzen wir sie auch ein“, ist sich Witte sicher.

Zuverlässig und stabil bei geringem Aufwand

Apropos sicher: Um den reibungslosen Betrieb des Speicherwürfels zu gewährleisten, hat die VG Neumarkt-Sankt Veit einen Wartungsvertrag mit FAST LTA abgeschlossen. „Es gab jedoch noch nie ein ernsthaftes Problem“, stellt Witte schmunzelnd fest. Erst ein Mal wurde er durch eine E-Mail über eine Störung informiert, die der Münchner IT-Anbieter jedoch umgehend behoben hat.

„Wir sind mit dem Silent Cube sehr zufrieden. Die Langzeitarchivierung läuft zuverlässig und stabil, was zudem mit ganz geringem Aufwand für uns verbunden ist. Aufgrund der hohen Speicherkapazität müssen wir uns im Gegensatz zu einer optischen Lösung ganz lange keine Gedanken über neue Speichermedien machen. Das bedeutet für uns nicht zuletzt Planungs- und Zukunftssicherheit. Die gewährleistet auch FAST LTA selber, den wir als zuverlässigen Partner kennengelernt haben“, bilanziert Geschäftsleiter Lothar Witte zufrieden.