manroland Goss web systems setzt auf das Silent Brick System von FAST LTA

Die manroland Goss web systems GmbH gehört zu den weltweit führenden Lieferanten von Rollenoffset-Druckmaschinen und Weiterverarbeitungsanlagen. Neben dem Unternehmenshauptsitz in Augsburg hat das Unternehmen weitere Standorte in Nord- und Südamerika, Asien, Australien und Europa. Auch bei dem international tätigen Maschinenbauer steigen die Ansprüche im Bereich der Digitalisierung – vor allem bezüglich des Zugriffs auf Dokumente und deren revisionssicheren Archivierung. Im Zuge des In-Sourcings des bisher extern gehosteten Archivs des SAP-Warenwirtschaftssystems, war die revisionssichere Archivierung von Lieferscheinen und Rechnungen ein wichtiger Aspekt. Eine unveränderbare Langzeit-Archivierungslösung der Dokumente wurde zusammen mit Systemspezialisten CTO Balzuweit GmbH gesucht und mit FAST LTA gefunden. Das Silent Brick System eignet sich ideal für die gewünschten Anforderungen und ist zudem flexibel erweiterbar. Ungefähr 90 Prozent der Betriebskosten konnten im Vergleich zum extern gehosteten Archivsystem eingespart werden, bei gleichzeitig erheblich größerer Flexibilität in den Prozessen.

2018 fusionierten manroland web systems und Goss International zu manroland Goss web systems. Das Unternehmen bietet heute mit rund 1.000 Mitarbeitern Rollenoffset-Equipment und Serviceangebote für den globalen Druckmarkt – darunter die höchstautomatisierten und produktivsten Rollenoffset-Druckanlagen der Welt. Außerdem stellt das Unternehmen Ersatzteile und umfassenden Service in einem weltweiten Netzwerk bereit. Bei der Digitalisierung der Geschäftsprozesse setzt man schon seit 2004 auf SAP. Waren SAP-Systeme ursprünglich hauptsächlich im Bereich Finanzen und Controlling, Einkauf, Qualitätsmanagement und im Wareneingang zu finden, wurden diese auch vollständig für das Lager (Elektronisches Warehouse Management) sowie für den Service und die Produktion umgesetzt. Das Archivsystem für Dokumente und technische Zeichnungen wurde bei einem externen Hoster betrieben.

Externes Hosting in die eigene IT überführt

Anstehende Updates bei der Archiv-Software und gestiegene Kosten beim externen Dienstleister führten zur Überlegung, das Archivsystem ins interne Rechenzentrum zu überführen. Auch das Archivierungskonzept wurde generell hinterfragt. Eine Evaluierung durch das Team von Peter Brechtel, Leiter Global IT Infrastructure und Ivo Kvocic, Leiter Global IT Processes bei manroland Goss web systems und dem beratenden Systemhaus CTO Balzuweit, führten zur Entscheidung für den internen Betrieb. Auf die Frage „Update oder neues Archiv?“ entschied man sich daher für die Variante „neues Archiv“, da man hier fast kostenneutral von weiteren Vorteilen, wie beispielsweise der besseren Anbindung an SAP, profitieren konnte.

Zu Beginn des Projekts war nicht ganz klar, wie viele und welche Dokumente überhaupt migriert werden sollten, da das bisherige Archiv bereits mehrere Jahre im Einsatz war. Es befanden sich verschiedene Dokumentarten und -typen aus verschiedenen Quellen darin, weswegen die Herausforderung vor allem darin bestand, eine Migrationsstrategie zu entwickeln. Letztlich hatte sich herausgestellt, dass über zwei Millionen Dokumente von der Migration betroffen waren. Zusätzlich wurden etwa 455 verschiedene SAP-Objekte identifiziert, die mit Dokumentarten verknüpft sind. Das Archiv hatte einen Umfang von etwa zwei Terabyte.

Neues schlankes Archiv und eigene Archivierungs-Hardware von FAST LTA

Anfang 2019 wurden die SAP-Systeme zu einem anderen Hoster umgezogen und damit der Anstoß für die hausinterne Archivierung gegeben. Als Archiv-Software entschied man sich für den CLARC CONTENT SERVER FOR SAP. Dabei handelt es sich um eine hoch performante und revisionssichere Archivlösung, die sich problemlos in die bestehende SAP-Umgebung einfügt. Als physikalisches Speicher-Medium wurde das Silent Brick System von FAST LTA mit WORM-Speichern implementiert und die Verbindung vom Content-Server konfiguriert. Vertriebspartner CTO hat schon einige dieser Systeme bei Kunden integriert und empfahl den deutschen Hersteller auch auf Grund der langjährigen positiven Erfahrung und der leichten Integration in komplexe Archivsysteme.

Zur besseren Handhabung erfolgte die Installation des CLARC CONTENT SERVER auf einem virtuellen Server, der im Anschluss mit dem Silent Brick System verbunden wurde. So konnte eine erste Grundeinrichtung durchgeführt werden und die SAP-Systeme waren unmittelbar in der Lage, Verbindung mit der Archivlösung aufzunehmen. Parallel dazu wurden die Scanstrecken für die Dokumenterfassung eingerichtet. manroland Goss web systems verfügte über unterschiedliche Generationen von Scannern, die an das Archivsystem angebunden werden mussten.

Migration größtenteils selbstständig – Betrieb erheblich vereinfacht

CTO Balzuweit gab dem IT-Team bei manroland Goss ein Werkzeug an die Hand, um die Migration selbst durchzuführen. Die Einrichtung erfolgte gemeinsam, auch wurden erste Tests zusammen durchlaufen, um mögliche Nachjustierungen umsetzen zu können. Ein Leitfaden fasste die wichtigsten Punkte zur Migration zusammen. Durch die inhouse umgesetzte Migration sparte manroland Goss einiges an Beratungsaufwand und hatte das Timing selbst in der Hand. Das Silent Brick System integrierte man gemeinsam mit FAST LTA, ebenfalls durch eine einfache Installationsroutine, und nahm es zusammen in Betrieb. „Dank der umfangreichen Vorbereitung konnten wir unser nun inhouse betriebenes Archivsystem zügig aufsetzen und haben seither ein auf uns zugeschnittenes System. Die Bedienung des Silent Brick Systems ist im Vergleich zum vorherigen System erheblich einfacher“, freut sich Peter Brechtel. Mit den Hardware-versiegelten Silent Bricks WORM kann nun eine revisionssichere Archivierung der Rechnungen und Lieferscheine erfolgen, auf die über die Archivierungssoftware problemlos und jederzeit zugegriffen werden kann. Es stehen zunächst 12 Terabyte Brutto-Datenvolumen zur Verfügung. Aktuell werden davon 7 TB genutzt, wobei die Daten, die bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, in das neue System migriert wurden. Durch das modulare Konzept lässt sich das Silent Brick System fast unbegrenzt erweitern. Um die Ausfallsicherheit zu gewährleisten, ist geplant, die Silent Bricks in ein weiteres Rechenzentrum in einem anderen Brandabschnitt zu spiegeln. Die Replikation erfolgt dann automatisch im laufenden System. Zusätzlich sollen einzelne Silent Bricks offline an einem dritten Ort gelagert werden, was die Sicherheit weiter erhöht.

Fazit: Voller Erfolg und 90 Prozent Betriebskostenersparnis

„Das In-Sourcing unseres Archivsystems hat zu einer erheblichen Kosten- und Aufwandsersparnis geführt“, sagt Peter Brechtel. Durch die automatischen Statusupdates aus dem Silent Brick System wissen er und seine Kollegen jederzeit Bescheid über Zustand und Auslastung des Archivs. Eine Erweiterung ist wegen des rasanten Datenwachstums schon geplant. Dadurch, dass manroland Goss web systems fast 90 Prozent der bis dahin verursachten Kosten für externe Hard- und Software einsparen konnte und durch die gewonnene Flexibilität, ist das Projekt ein voller Erfolg.