Langzeitarchivierung entlastet IT-Abteilung und beschleunigt Abläufe im Unternehmen

Antalis ist jung. Erst im Jahre 2000 ist das Unternehmen, so wie man es heute kennt, aus einem Zusammenschluss von rund 40 internationalen Vertriebsunternehmen aus der ganzen Welt entstanden. Bis heute hat es sich zu Europas führender Großhandelsgruppe für den Vertrieb von Kommunikationsträgern in den Bereichen Papier, Verpackungen und Visual Communication entwickelt. 51 Gesellschaften mit 108 Distributionszentren betreuen mehr als 135.000 Druck- und Geschäftskunden in 44 Ländern weltweit. In Europa betreibt Antalis allein über 80 Lager. Insgesamt werden weltweit täglich mehr als 20.000 Sendungen an Kunden verschickt und pro Jahr 1,9 Mio. Tonnen Papier geliefert.

Tradition hat aber die IT im Hause, deren Geschichte ist alt. Bereits 1969 hat eine der Keimzellen von Antalis, die Antalis AG Schweiz (damals Mühlebach AG), die elektronische Datenverarbeitung eingeführt. Damals exotisch, geht es heute nicht mehr ohne IT-Unterstützung. Deswegen hat das Unternehmen in der Schweiz Ende 2011 ein Dokumenten-Managementsystems (DMS) eingeführt. „Aus juristischen Gründen müssen wir einige Unterlagen bis zu zehn Jahren aufbewahren. Das ist in Papierform irgendwann nicht mehr möglich. Mit dem DMS sparen wir nun viel Platz“, nennt Peter Krüttli, Leiter IT-Infrastruktur bei der Antalis AG, einen Grund für den Schritt. Pro Jahr fallen etwa 200 bis 250 Gigabyte Daten an, vornehmlich Verträge und E-Mails. Letztere stammen aus gut 280 persönlichen und etwa 100 Team-Accounts. Täglich laufen dort fast 10.000 Mails auf. Bei der Flut an Daten kann man sich gut vorstellen, dass die Recherche nach Informationen durch die elektronische Archivierung deutlich erleichtert wird. „Das wichtigste Argument für ein DMS war jedoch die Forderung nach einer Compliant Archivierung, die sicherstellt, dass an den archivierten Dokumenten nichts verändert werden kann“, erläutert Krüttli.

Vielfältige Einsparungen dank DMS

Seit November 2011 arbeitet Antalis nun mit dem DMS der HABEL Group, der Lösung speziell für mittelständische und Großunternehmen. „Begonnen haben wir mit der E-Mail-Archivierung, in diesem Bereich hatten wir am dringendsten Handlungsbedarf. Einerseits war es das größte Datenvolumen und andererseits hatten wir dort den schnellsten Benefit“, so der IT-Leiter. Gemeint ist die problemlose sowie schnelle Archivierung und Recherche. Heute werden alle Mails automatische gespeichert, genauso wie alle Verträge mit Kunden und Lieferanten sowie weitere Dokumente unterschiedlicher Art.

Auch für das Unternehmen bietet das DMS einige Vorteile. Am augenfälligsten: „Durch entsprechende Hinweise auf Kündigungsfristen können wir die ungewollte automatische Verlängerung von Verträgen vermeiden und so unter Umständen Geld sparen“, sagt Krüttli. Das physische Archiv hat sich bereits merklich geleert, da einige Ordner nicht mehr benötigt beziehungsweise im DMS neu angelegt werden. Und auch der elektronische Speicher auf dem Exchange Servers wird durch das DMS entlastet.

Das HABEL DMS wird in einem zentralen Rechenzentrum von Antalis betrieben. Der Hauptstandort in Lupfig und die Niederlassung Meyrin bei Genf sind, genauso wie die Außendienstmitarbeiter zuhause, per IPSS und Internet angebunden.

Konzept der Silent Cubes überzeugt

In der Vergangenheit hat Antalis langzeit auf CD-ROM archiviert. „Das war vom Handling her suboptimal, da die Datenträger nicht sonderlich viel Speicherplatz geboten haben und wir so zu vielen manuellen Interventionen gezwungen waren. Darüber hinaus waren die Medien recht störanfällig und damit wartungsintensiv. Aus diesen Gründen wollten wir mit Einführung des neuen DMS auch unsere Strategie für die Langzeitarchivierung ändern“, schaut Krüttli zurück.

Auf Empfehlung von HABEL kam er dann in Kontakt mit den Silent Cubes von FAST LTA. „Das Konzept der Speicherwürfel hat uns überzeugt, besonders in punkto Ausfallsicherheit. Das Archivmedium enthält Platten verschiedener Hersteller aus unterschiedlichen Chargen. Selbst wenn vier Platten ausfallen würden, liefe der Cube störungsfrei weiter“, erläutert der IT-Leiter. Insgesamt hat Antalis zudem das Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt. „Wir können uns mit einem zweiten Silent Cube kostengünstig eine leistungsfähige Backup-Lösung aufbauen“, so Krüttli. Dazu ist der Silent Cube sehr skalierbar und benötigt nur wenig Platz – ganz im Gegensatz zu anderen Speichermedien.

Geräuschlos für Anwender und IT

„Aktuell archivieren wir in der Schweiz auf zwei Silent Cubes. Alle Daten verbleiben maximal einen Tag auf dem DMS-Server und werden dann über Nacht mittels definierter Routinen übertragen. Der Master übernimmt die Daten aus dem DMS und synchronisiert sie automatisch mit dem Slave“, erläutert der Leiter IT-Infrastruktur den Ablauf. „Die Einführung des Systems verlief wie angekündigt einfach und problemlos“, lobt Krüttli, „die vorkonfigurierten Silent Cubes ließen sich ohne großen Aufwand installieren. Auch der Betrieb verläuft bis heute geräuschlos.“

Geräuschlos auch für die IT-Abteilung, wie deren Leiter betont: „Wir bekommen nichts davon mit und haben auch keine Arbeit mehr damit. Das ist sehr wohltuend. Da wir nicht mehr manuell eingreifen müssen – wie früher zum Beschaffen, Einlegen und Wechseln der CD ROM –, können wir uns auf unsere eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Da die Mitarbeitenden jederzeit auf alle Dokumente im Langzeitarchiv zugreifen können, sind die Prozesse im gesamten Unternehmen schneller geworden.“

Zufriedenheit führt zu Ausweitung

Zur Absicherung des Betriebes hat Antalis einen Wartungsvertrag mit FAST LTA abgeschlossen. Der sichert dem Kunden zu, dass der Anbieter das System ständig remote beobachtet und im Falle eines Falles unverzüglich eingreift – im Idealfall bereits bevor es zum Systemfehler kommt. Eine entsprechende Nachricht geht dann an das Servicecenter in München und parallel nach Lupfig zu Antalis. Das ist in den ersten zweieinhalb Jahren aber noch nicht vorgekommen.

„Unsere Erfahrungen mit den Silent Cubes sind bis heute durchweg positiv. Es ist eine smarte, hochverfügbare und leistungsstarke Lösung, die unsere Bedürfnisse bei sinnvollen Kosten abdeckt“, lobt Peter Krüttli die Lösung zur Langzeitarchivierung. Deshalb kann das Unternehmen sich auch vorstellen, die Lösung in den Standorten in Deutschland, Österreich und der Slowakei einzusetzen. Dort werde zwar mit anderen Dokumenten-Managementsystemen gearbeitet, einer Integration stehe aber theoretisch nichts im Wege.